Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu, ERP (Enterprise Resource Planning) trở thành một trong những công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, chuẩn hóa quy trình và nâng cao khả năng kiểm soát dữ liệu. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMBs), hành trình triển khai ERP chưa bao giờ là dễ dàng. Nếu ví quá trình này như xây một căn nhà, thì ERP chính là bản thiết kế tổng thể: sai một ly sẽ đi một dặm. Và thực tế cho thấy rất nhiều SMB đã vấp ngã ngay trong lần đầu tiếp cận.
ERP hứa hẹn mang đến hiệu quả vượt trội, nhưng con đường đi đến “vùng đất hứa” ấy thường không mấy bằng phẳng. Những thách thức về chi phí, dữ liệu, con người, đối tác triển khai hay khả năng tùy chỉnh… đều có thể trở thành rào cản khiến dự án bị chậm tiến độ hoặc thất bại. Đối với SMB – vốn có nguồn lực hạn chế – những sai sót nhỏ cũng có thể gây ra tác động rất lớn.
Bài viết này sẽ phân tích sâu 6 thách thức phổ biến nhất mà doanh nghiệp nhỏ và vừa phải đối mặt khi triển khai ERP, đồng thời đưa ra góc nhìn thực tế cùng những lời khuyên giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn và tăng khả năng thành công ngay từ lần đầu tiên.
1. Ngân sách hạn chế
Đối với phần lớn doanh nghiệp nhỏ và vừa, chi phí luôn là rào cản lớn nhất khi nhắc đến ERP. Không ít đơn vị rơi vào trạng thái “choáng váng” khi nhận báo giá triển khai. Nguyên nhân không nằm ở chi phí phần mềm, mà ở sự chênh lệch giữa kỳ vọng ban đầu và thực tế. ERP không chỉ là một sản phẩm, mà là một dự án phức tạp bao gồm nhiều hạng mục: giấy phép sử dụng, tùy chỉnh theo quy trình nội bộ, chi phí tư vấn chuyên môn, đào tạo, bảo trì và hỗ trợ sau triển khai. Tất cả đều là những khoản chi không thể bỏ qua.
Điều đáng nói là nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào giá license mà quên rằng ERP cần vận hành như một cỗ máy tinh vi. Cỗ máy đó cần được “lắp ráp”, “hiệu chỉnh” và “bảo dưỡng” định kỳ. Do đó, nếu không dự trù budget một cách bài bản, dự án rất dễ rơi vào tình trạng tạm dừng, chậm tiến độ hoặc phải cắt giảm chức năng, khiến hệ thống trở nên nửa vời và khó mang lại hiệu quả như kỳ vọng.
Để hạn chế vấn đề này, SMB cần xác định rõ phạm vi triển khai ngay từ đầu, tập trung vào những module cốt lõi và thiết lập ngân sách với cả khoản dự phòng rủi ro. Một bản kế hoạch tài chính minh bạch và thực tế sẽ là nền tảng đầu tiên giúp doanh nghiệp bước vào dự án ERP một cách tự tin hơn.
2. Quy trình nội bộ chưa chuẩn hóa
ERP được thiết kế dưới dạng khuôn mẫu tiêu chuẩn dựa trên các quy trình kinh doanh phổ biến nhất. Điều đó không có nghĩa là hệ thống sẽ phù hợp hoàn toàn với hoạt động của từng doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp nhỏ có quy trình đặc thù nên muốn tùy chỉnh sâu. Một số khác lại muốn hệ thống ERP hoạt động “đúng y như cách họ đang làm”, thay vì tuân theo những quy trình tối ưu sẵn có mà ERP mang đến.
Điều này dẫn đến bài toán khó: tùy chỉnh ít thì không phù hợp; tùy chỉnh nhiều thì đội chi phí và kéo dài thời gian triển khai. Nhiều SMB không lường trước được rằng số lượng tùy chỉnh càng lớn thì rủi ro càng cao. Một tính năng nhỏ nhìn có vẻ đơn giản đôi khi lại phải tác động đến hàng loạt module liên quan. Quá trình này không chỉ tốn thời gian mà còn gây khó khăn cho bảo trì về sau.
Giải pháp tối ưu không nằm ở việc cố gắng biến ERP thành “bản sao” của quy trình cũ, mà là điều chỉnh chính quy trình của doanh nghiệp cho tinh gọn hơn, phù hợp hơn với chuẩn hóa. ERP không chỉ là công cụ, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp cải tiến. Do đó, SMB nên cân nhắc kỹ giữa “muốn” và “cần”, tránh rơi vào vòng xoáy tùy chỉnh quá đà.
3. Khó khăn trong quản lý thay đổi
Data Migration luôn được xem là giai đoạn phức tạp nhất trong triển khai ERP. Không ít doanh nghiệp xem nhẹ bước này, nghĩ rằng chỉ đơn giản là “copy dữ liệu cũ sang hệ thống mới”, để rồi nhận về hàng loạt vấn đề khi hệ thống chính thức vận hành. Nếu dữ liệu đầu vào sai, cũ, trùng lặp hoặc thiếu nhất quán, thì ERP cũng chỉ ghi nhận những “dữ liệu xấu” đó và đưa ra báo cáo sai lệch.
Dữ liệu sai có thể khiến quy trình vận hành tắc nghẽn, báo cáo doanh thu không chính xác, lượng tồn kho bị lệch, và các quyết định quản trị trở nên thiếu cơ sở. Đây không chỉ là lỗi kỹ thuật, mà tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh và chiến lược lâu dài.
Vì vậy, doanh nghiệp cần dành thời gian dọn dẹp dữ liệu trước khi nhập vào ERP. Việc phân loại dữ liệu nào cần giữ, dữ liệu nào phải loại bỏ, chuẩn hóa cấu trúc và quy định cách nhập liệu là bước không thể thiếu. Một đội ngũ phụ trách dữ liệu được đào tạo bài bản sẽ giúp hạn chế tối đa rủi ro về sau.
4. Năng lực vận hành hệ thống còn yếu
Trong nhiều dự án ERP, yếu tố kỹ thuật không phải nguyên nhân gây thất bại, mà chính là yếu tố con người. Khả năng chấp nhận thay đổi của nhân viên là biến số khó kiểm soát nhất. Con người vốn dĩ không thích bị “ép buộc” phải thay đổi cách làm quen thuộc. Việc phải học hệ thống mới, thao tác mới và thay đổi thói quen công việc khiến họ cảm thấy mất thời gian và bị đánh giá năng lực.
Sự kháng cự này có thể thể hiện qua nhiều hình thức: phản đối công khai, làm việc đối phó, bỏ qua quy trình mới, hoặc báo cáo thiếu trung thực. Điều này khiến hệ thống ERP vận hành méo mó và phản ánh sai thực tế hoạt động của doanh nghiệp.
Cách để xử lý vấn đề này không phải là ép buộc, mà là truyền thông sớm và tạo sự đồng thuận. Nhân viên cần hiểu vì sao doanh nghiệp triển khai ERP, họ sẽ được lợi gì và công việc sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn ra sao. Đào tạo liên tục, hỗ trợ 1-1 và mở không gian để họ đặt câu hỏi là chiến lược tạo lòng tin hiệu quả nhất. Khi nhân viên cảm thấy mình là một phần của dự án, họ sẽ dễ dàng chấp nhận thay đổi hơn rất nhiều.
5. Lựa chọn sai đối tác triển khai
Hệ thống ERP có thể mạnh mẽ đến đâu cũng phụ thuộc vào năng lực của đội triển khai. Rất nhiều SMB rơi vào tình huống chọn nhầm đối tác chỉ vì lời hứa hấp dẫn, giá rẻ hoặc demo hoành tráng. Sau khi ký kết mới phát hiện đội ngũ triển khai thiếu kinh nghiệm, không hiểu ngành, chậm hỗ trợ hoặc triển khai theo kiểu rập khuôn.
Một đối tác yếu sẽ khiến doanh nghiệp phải trả giá đắt: triển khai kéo dài, phát sinh chi phí, hệ thống không phù hợp, nhân viên không được đào tạo bài bản và cuối cùng là ERP thất bại. Lúc này, SMB không chỉ mất tiền mà còn mất niềm tin vào việc chuyển đổi số.
Sự lựa chọn đúng đắn phải dựa trên năng lực thực tế của vendor: số năm kinh nghiệm, số lượng dự án thành công, hiểu biết về lĩnh vực doanh nghiệp, khả năng hỗ trợ sau triển khai và mức độ cam kết. Một đối tác tốt sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp lâu dài, đưa ra tư vấn phù hợp thay vì chỉ cố gắng bán thêm dịch vụ.
6. Chuyển đổi dữ liệu phức tạp
Nhiều doanh nghiệp nhỏ tin rằng họ có thể tự triển khai ERP bằng đội IT nội bộ nhằm tiết kiệm chi phí. Thế nhưng ERP là một hệ sinh thái phức tạp, đòi hỏi kiến thức sâu về quy trình doanh nghiệp, phân tích nghiệp vụ và nền tảng công nghệ. Một đội IT nội bộ ít kinh nghiệm khó có thể xử lý hết các khía cạnh này.
Việc tự triển khai thường dẫn đến những vấn đề kéo dài: không xác định đúng nhu cầu, phân tích sai quy trình, triển khai không đầy đủ, bảo trì chắp vá và cuối cùng là doanh nghiệp phải làm lại từ đầu. Điều đáng tiếc là chi phí làm lại thường cao hơn rất nhiều so với việc thuê chuyên gia triển khai ngay từ đầu.
Doanh nghiệp nên tập trung vào năng lực cốt lõi của mình – sản xuất, kinh doanh, phân phối hoặc dịch vụ – thay vì đầu tư quá nhiều vào một dự án không thuộc chuyên môn. ERP cần được triển khai bởi đội ngũ hiểu rõ kỹ thuật lẫn nghiệp vụ. Chỉ như vậy, doanh nghiệp mới đạt được giá trị thực sự từ hệ thống.
Kết luận
Triển khai ERP không phải là câu chuyện về công nghệ mà là hành trình chuyển đổi toàn diện. Điều quan trọng nhất không phải là doanh nghiệp chọn phần mềm nào, mà là cách doanh nghiệp chuẩn bị, lập kế hoạch, xử lý dữ liệu, đào tạo con người và nhất là lựa chọn đối tác triển khai có năng lực.
Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, sự chuẩn bị kỹ càng sẽ quyết định 80% khả năng thành công của dự án. Khi hiểu rõ những thách thức phổ biến và có chiến lược khắc phục ngay từ sớm, doanh nghiệp sẽ rút ngắn được thời gian triển khai, tối ưu ngân sách và nhanh chóng thu được giá trị thực tế từ hệ thống ERP.
Chia sẻ bài viết
