Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu hóa quy trình bán hàng và tiếp thị. Tuy nhiên, việc sử dụng CRM hiệu quả không phải lúc nào cũng dễ dàng, đặc biệt khi hệ thống trở nên quá phức tạp. Dưới đây là 7 bí quyết giúp bạn giữ cho CRM của mình đơn giản và hiệu quả nhất.
Tối Ưu Hóa Quy Trình Bán Hàng
Một trong những lý do chính khiến doanh nghiệp tìm đến giải pháp CRM là khi quy trình bán hàng gặp trục trặc. Excel không còn đáp ứng được yêu cầu, thông tin bị ghi đè, và nhiều cơ hội bị bỏ lỡ. Khi chọn và tùy chỉnh giải pháp CRM, hãy tập trung vào việc giữ cho quy trình bán hàng của bạn đơn giản nhất có thể.
“Việc gặp gỡ khách hàng tiềm năng, chốt giao dịch mới và hỗ trợ khách hàng hiện tại là nguồn sống của doanh nghiệp. Sử dụng một giải pháp đơn giản giúp bạn và đội ngũ bán hàng nhanh chóng trở lại công việc,” Nathan Kontny, CEO của Highrise, chia sẻ. “Hầu hết các hệ thống CRM hiện nay đều yêu cầu đào tạo chuyên sâu. Giải pháp càng phức tạp, bạn sẽ càng mất nhiều thời gian để hướng dẫn mọi người trong công ty cách sử dụng nó. Bạn không có thời gian cho việc đó vì hầu hết khách hàng mới của CRM đều đang tự chốt giao dịch.”
Quá trình bán hàng đơn giản không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp nhân viên tập trung vào việc chốt các giao dịch quan trọng. Điều này đồng nghĩa với việc tăng cường hiệu quả làm việc và tăng doanh thu. Một hệ thống CRM phức tạp có thể khiến nhân viên mất thời gian tìm hiểu và học cách sử dụng, dẫn đến giảm hiệu suất làm việc.
Chọn Giải Pháp CRM Dễ Sử Dụng
Các công ty xây dựng công cụ đơn giản thường tìm cách loại bỏ các bước phức tạp và tạo ra những tính năng dễ sử dụng. Điều ngược lại thường không đúng. Giảm phức tạp trong hệ thống là một nguyên tắc tốt để đảm bảo CRM của bạn dễ sử dụng nhất có thể.
“Nếu tiết kiệm thời gia
n là quan trọng đối với bạn, hãy đầu tư vào một hệ thống mang lại cho bạn những công cụ đơn giản. Nó sẽ tiếp tục tìm cách giảm bớt các bước trong quy trình của bạn. Thậm chí tốt hơn, nó sẽ tích hợp các tính năng thông minh học hỏi cách bạn làm việc và thực hiện một số công việc cho bạn,” Kontny nói.
“Nếu bạn muốn tận dụng tối đa khoản đầu tư này, nó phải là một giải pháp dễ dàng được chấp nhận bởi tất cả mọi người sử dụng. Hãy chọn giải pháp ít phức tạp nhất, ngay cả khi điều đó có nghĩa là bạn phải từ bỏ một số tính năng hấp dẫn,” Kontny tiếp tục. “Hãy nhớ: CRM chỉ tốt khi dữ liệu được thêm vào đầy đủ. Điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng lại là một trong những thách thức lớn nhất mà các công ty phải đối mặt. Bạn đã đầu tư thời gian, tiền bạc và nguồn lực vào hệ thống CRM mới đó nhưng nếu không ai sử dụng, thì sao?”
Một hệ thống CRM dễ sử dụng sẽ giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và tận dụng tối đa các tính năng của hệ thống. Điều này đồng nghĩa với việc tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc. Ngoài ra, một hệ thống dễ sử dụng còn giúp giảm bớt gánh nặng đào tạo và hỗ trợ từ phía IT.
Hỗ Trợ Quy Trình Sẵn Có, Không Cần Thay Đổi
Đội ngũ bán hàng của bạn đã có quy trình để tiếp cận khách hàng mới, biến cơ hội thành khách hàng tiềm năng và chốt giao dịch. Nhiệm vụ của hệ thống CRM là hỗ trợ và nâng cao những quy trình này, không cần phải thay đổi toàn bộ.
“Doanh nghiệp của bạn đang hoạt động tốt và bạn muốn duy trì điều đó. Hãy chọn một CRM đủ linh hoạt để phù hợp với đội ngũ của bạn mà không khiến họ phát điên vì phải thay đổi tất cả quy trình của họ,” Kontny nói. “Quá thường xuyên, một hệ thống CRM phức tạp đi kèm với quy trình quản lý công việc nghiêm ngặt mà sẽ bị lệch khỏi đường ray khi mọi người nhận ra nó đòi hỏi một sự đại tu hoàn toàn quy trình làm việc.”
Khi chọn hệ thống CRM, hãy đảm bảo rằng nó có thể tích hợp một cách mượt mà vào quy trình hiện tại của doanh nghiệp bạn. Một hệ thống linh hoạt sẽ giúp đội ngũ bán hàng dễ dàng thích nghi và sử dụng mà không gặp khó khăn.
Đơn Giản Hóa Quản Lý Sự Cố
Doanh nghiệp không thể hoạt động mà không có nền tảng hỗ trợ khách hàng và sự hỗ trợ mạnh mẽ từ IT cho tất cả các ứng dụng và hệ thống trong cơ sở hạ tầng doanh nghiệp. Nguy hiểm khi nói đến CRM là bạn dựa quá nhiều vào bộ phận IT mỗi khi có sự cố xảy ra. Một hệ thống CRM đơn giản thường chỉ cần một giải pháp đơn giản.
“Sẽ có những sự cố với CRM của bạn. Ai đó sẽ thực hiện một lần nhập sai, xóa nhầm một thứ gì đó không nên xóa, v.v. Đó là điều tự nhiên,” Kontny nói. “Những sai lầm này chỉ trở thành vấn đề lớn hơn khi mọi người không biết cách tự mình khắc phục. Một hệ thống đơn giản cho phép mọi người vượt qua rắc rối mà không cần chờ đợi yêu cầu hỗ trợ kéo dài để khắc phục sự cố.”
Khi xảy ra sự cố, một hệ thống CRM đơn giản sẽ giúp nhân viên tự khắc phục mà không cần đợi sự hỗ trợ từ bộ phận IT. Điều này giúp giảm thiểu thời gian gián đoạn và đảm bảo quy trình làm việc không bị ảnh hưởng quá nhiều.
Tạo Điều Kiện Hợp Tác Liên Phòng Ban
CRM không tồn tại trong một cách tách biệt. Marketer và nhân viên bán hàng cần phối hợp với mọi phòng ban khác trong doanh nghiệp để biến một khách hàng mới thành khách hàng trung thành. Nếu phần mềm CRM của bạn làm cho việc giao tiếp và chia sẻ công việc giữa các phòng ban trở nên khó khăn, thì có điều gì đó không đúng.
“Hầu hết các công ty làm việc với CRM thường phải liên quan đến một hoặc nhiều người không làm việc cùng một thứ. Phát triển kinh doanh làm việc với dược sĩ, nhân viên bán hàng làm việc với bộ phận sáng tạo,” Kontny nói. “Một hệ thống CRM đơn giản cho phép bạn chia sẻ công việc giữa các nhóm mà không gặp khó khăn khi không nói cùng một ngôn ngữ. Doanh nghiệp của bạn sẽ được phục vụ tốt hơn khi các nhóm này làm việc cùng nhau một cách suôn sẻ.”
Một hệ thống CRM hiệu quả cần hỗ trợ khả năng hợp tác và giao tiếp giữa các phòng ban một cách mượt mà. Điều này giúp tăng cường hiệu quả làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
Đừng Bị Khóa Chặt Bởi Công Nghệ & Phần Mềm
Nhu cầu kinh doanh thay đổi. Đôi khi phần mềm mà công ty sử dụng cũng cần thay đổi. Kontny nói rằng hệ thống CRM bạn đầu tư nên có khả năng linh hoạt để mở rộng khi tổ chức của bạn phát triển hoặc, ít nhất, nhà cung cấp không nên khóa bạn vào các yêu cầu kỹ thuật phức tạp khiến bạn khó thay đổi nhanh chóng khi cần thiết.
“Điều quan trọng là tìm một thứ phù hợp bây giờ, và hoặc phát triển hoặc dễ dàng cho phép bạn chuyển sang điều tiếp theo,” Kontny nói. “Các công cụ đơn giản cho bạn một quy trình thường dễ dàng xuất khẩu sang điều tiếp theo. Chính các công cụ phức tạp sẽ khóa bạn vào cách làm việc của họ. Và bạn sẽ cảm thấy bị mắc kẹt khi cần thực hiện các thay đổi lớn.”
Một hệ thống CRM linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thích nghi với sự thay đổi và phát triển. Điều này đảm bảo rằng bạn không bị phụ thuộc quá nhiều vào một công cụ hoặc nhà cung cấp duy nhất.
CRM Không Phải Là Tất Cả
Mua công cụ mới luôn hấp dẫn. Tuy nhiên, Kontny nói rằng việc mua mới có thể làm nổi bật thực tế rằng nó sẽ không giải quyết được các vấn đề bạn gặp phải trong quy trình bán hàng.
“Việc để mất khách hàng tiềm năng là một vấn đề thực sự. Nhưng một vấn đề lớn hơn nữa là đảm bảo mọi người duy trì động lực và kiên trì theo thời gian để bắt đầu và chốt giao dịch. Một hệ thống CRM mới lạ có thể giúp với vấn đề trước nhưng thường không phải là vấn đề sau,” Kontny nói. “Tập trung vào quản lý các thách thức quan trọng nhất về con người và sau đó công cụ sẽ có thể làm tốt nhất.”
Bằng cách áp dụng 7 bí quyết đơn giản này, doanh nghiệp của bạn sẽ tận dụng tối đa phần mềm CRM mà không bị phức tạp hóa quy trình, giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả trong quản lý quan hệ khách hàng.
Hãy để Connecta nâng tầm doanh nghiệp của bạn!
Connecta là người bạn đồng hành tin cậy, giúp các doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số. Chúng tôi hiểu tầm quan trọng của việc đi trước đối thủ và cung cấp trải nghiệm khách hàng xuất sắc. Các chuyên gia của chúng tôi giúp doanh nghiệp luôn cập nhật các xu hướng và phát triển chuyển đổi số trong ngành của bạn. Hãy liên hệ với Connecta để giúp doanh nghiệp vươn tầm trong thời đại mới!
