Chi phí chuyển đổi số đang trở thành nỗi lo lớn của không ít doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs).
Trong bối cảnh kinh tế còn nhiều bất ổn, dòng tiền bị kiểm soát chặt chẽ, thì mọi khoản đầu tư cho công nghệ đều được cân nhắc rất kỹ lưỡng. Điều này lý giải vì sao dù nhu cầu chuyển đổi số là cấp thiết, nhưng rất nhiều doanh nghiệp vẫn trì hoãn hoặc bỏ cuộc giữa chừng.
Vậy đâu là nguyên nhân khiến chi phí chuyển đổi số trở thành gánh nặng? Và doanh nghiệp có thể giảm tải áp lực tài chính bằng cách nào?
Vì Sao Chi Phí Chuyển Đổi Số Lại Trở Thành Gánh Nặng Cho Doanh Nghiệp?
Đầu tư công nghệ và hạ tầng từ con số 0
Khi bắt đầu chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp phải đầu tư một loạt hạng mục mới: phần mềm quản trị, thiết bị phần cứng, nâng cấp kết nối Internet, bảo mật hệ thống… Những khoản chi phí này đều là chi phí chuyển đổi số ban đầu, và thường nằm ngoài dự toán ngân sách thông thường.
Phí tái cấu trúc quy trình và đào tạo nhân sự
Chi phí không chỉ đến từ công nghệ. Một phần lớn chi phí chuyển đổi số phát sinh do doanh nghiệp phải điều chỉnh lại cách vận hành:
- Thiết kế lại quy trình nội bộ để phù hợp với công nghệ.
- Đào tạo lại nhân viên sử dụng phần mềm mới.
- Dành thời gian chuyển giao quy trình, dẫn đến gián đoạn hoạt động trong giai đoạn đầu.
Nếu không kiểm soát kỹ, các khoản này có thể đội lên gấp đôi so với dự kiến ban đầu.
Duy trì, cập nhật và bảo trì hệ thống
Ngay cả sau khi triển khai, chi phí chuyển đổi số vẫn tiếp tục tăng nếu doanh nghiệp không có kế hoạch dài hạn. Một số khoản phổ biến gồm:
- Chi phí thuê hoặc bảo trì server;
- Chi phí cập nhật phần mềm theo phiên bản mới;
- Phí license tăng theo số lượng người dùng.
Giải pháp chuyển đổi số tiết kiệm cho doanh nghiệp hiện nay
Tận dụng mô hình SaaS – phần mềm thuê bao theo tháng
Thay vì mua trọn gói phần mềm và tự vận hành, doanh nghiệp nên chọn các giải pháp chuyển đổi số tiết kiệm dựa trên mô hình SaaS (Software as a Service). Với SaaS, doanh nghiệp:
- Không cần đầu tư server, không cần đội IT.
- Chỉ cần đăng ký tài khoản và trả phí hàng tháng.
- Dễ mở rộng quy mô sử dụng tùy theo tình hình thực tế.
Ưu tiên giải pháp tích hợp – giảm thiểu chi phí phát sinh
Một sai lầm phổ biến là mua phần mềm rời rạc cho từng phòng ban (kế toán, kho, bán hàng…). Việc này không chỉ gây khó khăn khi tích hợp dữ liệu, mà còn tăng chi phí chuyển đổi số do trùng lặp license, giao diện khác nhau, tốn công đào tạo.
Giải pháp tốt hơn là triển khai trên nền tảng phần mềm quản trị tích hợp – dạng ERP mã nguồn mở – cho phép doanh nghiệp bắt đầu từ một vài module cốt lõi rồi mở rộng dần theo nhu cầu.
Cách làm này giúp đảm bảo toàn bộ dữ liệu được liên thông ngay từ đầu, dù doanh nghiệp chỉ mới triển khai một phần nhỏ hệ thống. Khi có nhu cầu mở rộng, các module khác có thể bổ sung dễ dàng mà không làm gián đoạn vận hành hay phát sinh chi phí chuyển đổi lớn.
Triển khai từng bước – theo thứ tự ưu tiên
Giải pháp chuyển đổi số tiết kiệm không có nghĩa là phải làm ít – mà là làm đúng chỗ. Doanh nghiệp nên:
- Bắt đầu từ bộ phận nhiều vấn đề nhất (thường là kho, kế toán, bán hàng).
- Chọn một module nhỏ để triển khai trước.
- Dựa vào kết quả thực tế để mở rộng sang các phòng ban khác.
Thay vì triển khai ồ ạt, việc chia nhỏ thành từng giai đoạn – theo đúng thứ tự ưu tiên – sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả và duy trì tiến độ dài hạn.
Tại Connecta, quy trình tư vấn được thiết kế theo các milestone rõ ràng, triển khai theo lộ trình bền vững, nhờ đó doanh nghiệp không còn lo “gánh nặng chi phí” khi bước vào chuyển đổi số.
Xem chi tiết về quy trình tư vấn triển khai của Connecta tại đây.
Tận dụng các gói hỗ trợ & tư vấn từ nhà cung cấp
Nhiều nhà cung cấp SaaS uy tín hiện nay hỗ trợ doanh nghiệp:
- Dùng thử miễn phí 7–30 ngày;
- Tư vấn giải pháp phù hợp theo ngành;
- Hỗ trợ vận hành, cập nhật và bảo mật định kỳ.
Đây là những giá trị cộng thêm giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí chuyển đổi số, tránh được các rủi ro phát sinh khi triển khai.
Lợi ích khi doanh nghiệp tối ưu được chi phí chuyển đổi số
Tối ưu chi phí chuyển đổi số không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách mà còn tạo ra nhiều lợi ích bền vững trong quản trị và vận hành. Khi được triển khai đúng cách, giải pháp chuyển đổi số tiết kiệm có thể tạo ra thay đổi rõ rệt về hiệu suất, sự linh hoạt và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Giảm rủi ro tài chính, áp lực dòng tiền
Việc chia nhỏ ngân sách đầu tư công nghệ theo tháng hoặc theo từng giai đoạn giúp doanh nghiệp:
- Không cần dồn vốn lớn ngay từ đầu, tránh tạo gánh nặng tài chính trong thời điểm kinh tế chưa ổn định;
- Chủ động điều chỉnh quy mô triển khai theo tình hình kinh doanh thực tế;
- Giảm thiểu rủi ro đầu tư sai hướng, nhất là khi chưa xác định được mô hình công nghệ phù hợp.
Đây là cách làm khôn ngoan giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quản lý tài chính, đồng thời có dư địa để điều chỉnh chiến lược nếu cần.
Xem thêm về quản trị vận hành doanh nghiệp: Các bước cần thiết & kỹ năng cần có để đạt hiệu quả tại đây.
Nâng cao khả năng cạnh tranh do được tối ưu vận hành
Khi chi phí được tối ưu, doanh nghiệp có điều kiện triển khai chuyển đổi số sâu hơn vào các quy trình cốt lõi. Nhờ đó:
- Giảm sai sót dữ liệu và tăng tốc độ xử lý công việc nhờ hệ thống đồng bộ;
- Tăng khả năng phục vụ khách hàng nhanh chóng, chính xác, từ đó tạo ra trải nghiệm tích cực;
- Tăng hiệu quả hoạt động toàn doanh nghiệp, đặc biệt ở những bộ phận như bán hàng, kế toán, sản xuất và chăm sóc khách hàng.
Sự tối ưu này không chỉ giúp giảm chi phí vận hành hàng tháng mà còn giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với thị trường, đưa ra quyết định chính xác hơn dựa trên dữ liệu.
Tân Việt – Chuyển đổi số từng bước để tối ưu chi phí và giảm tải vận hành tại quầy
Tân Việt, một trong những chuỗi nhà sách bán lẻ lớn, đã lựa chọn cách tiếp cận chuyển đổi số theo từng giai đoạn, nhằm kiểm soát chi phí và giúp đội ngũ dễ thích nghi với hệ thống mới.
Ở giai đoạn đầu, Tân Việt triển khai các phân hệ nền tảng như:
- CRM – quản lý thông tin và lịch sử mua hàng của khách;
- Quản lý dự án & sự kiện – phục vụ các chương trình khuyến mãi, hoạt động tại cửa hàng.
Việc chọn các module chi phí thấp và dễ triển khai giúp doanh nghiệp tránh đầu tư ồ ạt, nhân sự tiếp cận hệ thống mới một cách tự nhiên và hiệu quả.
Nỗi đau tại quầy: Thu ngân xử lý quá nhiều bước cho một giao dịch
Với định hướng phát triển chương trình loyalty, Tân Việt cần thực hiện khuyến mãi và mã giảm giá cho khách tại điểm bán. Tuy nhiên, do hệ thống chưa được đồng bộ, thu ngân buộc phải mở nhiều công cụ để xử lý:
- Kích hoạt mã giảm giá;
- Kiểm tra điều kiện áp dụng;
- Thực hiện thanh toán.
Một giao dịch đơn giản nhưng phải thao tác qua 3–4 bước, kéo dài thời gian, dễ sai sót và khó kiểm soát. Điều này gây áp lực lớn cho thu ngân và tiềm ẩn rủi ro thất thoát khi thao tác không chính xác.
Giải pháp: Hệ thống tích hợp, thao tác một bước – kiểm soát toàn diện
Connecta đã hỗ trợ Tân Việt mở rộng hệ thống theo hướng tích hợp POS – CRM – khuyến mãi – tồn kho vào cùng một nền tảng:
- Thu ngân có thể kích hoạt khuyến mãi ngay trên giao diện POS, không cần công cụ trung gian;
- Giao dịch diễn ra nhanh chóng, dễ kiểm soát và giảm thiểu rủi ro;
- Quản lý có thể theo dõi hiệu quả chương trình và dữ liệu bán hàng theo thời gian thực.
Nhờ đó, Tân Việt vừa tối ưu được chi phí đầu tư, vừa chuẩn hóa quy trình tại điểm bán – một bước tiến rõ rệt trong hành trình chuyển đổi số bền vững.
Kết luận: Chuyển đổi số không đắt – nếu bạn chọn đúng lộ trình
Không thiếu doanh nghiệp e ngại rằng chi phí chuyển đổi số quá cao, nên trì hoãn hoặc bỏ qua công nghệ. Nhưng thực tế, giải pháp chuyển đổi số tiết kiệm đang ngày càng phổ biến, dễ tiếp cận, và dễ triển khai, kể cả với doanh nghiệp quy mô nhỏ.
Đừng đợi đến khi thị trường thay đổi quá nhanh và bạn không còn thời gian để chuyển mình.
