GIỚI THIỆU
Nguyên Thực được thành lập từ năm 2010 – hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, xác thực tài liệu và đào tạo kỹ năng nhận biết giấy tờ giả. Với đặc thù công việc liên quan trực tiếp đến hồ sơ, chứng từ và tính chính xác cao, Nguyên Thực luôn đặt yếu tố kiểm soát dữ liệu, tiến độ dự án lên hàng đầu.
Giai đoạn hiện tại, Nguyên Thực đang mở rộng quy mô kinh doanh nên khối lượng hồ sơ và dự án tăng lên chóng mặt. Mô hình quản lý hiện tại bộc lộ rõ nhiều hạn chế, trở thành rào cản lớn cho tăng trưởng. Bài toán đặt ra cho Nguyên Thực là phải kiểm soát tốt tình hình hiện tại đồng thời mở rộng quy mô mà không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án.
Vậy Thực Tế Trước Khi Hợp Tác Với Connecta, Nguyên Thực Đang Phải Đối Mặt Với Những Thách Thức Nào?
Quản lý hồ sơ thủ công, rủi ro cao mà kém hiệu quả
Tính đến thời điểm trước khi chuyển đổi số, Nguyên Thực vẫn còn quản lý hồ sơ, giấy tờ và lưu trữ dưới dạng bản cứng, theo dõi bằng bảng tính Excel rời rạc. Điều này khiến:
- Thời gian tìm kiếm tài liệu, hồ sơ kéo dài
- Nguy cơ thất lạc và thiếu sót số liệu tăng cao
- Khi quy mô tăng lên, việc theo dõi trạng thái xử lý từng bộ hồ sơ càng trở lên khó khăn hơn
Dữ liệu phân tán
Nguyên Thực chưa có hệ thống dùng chung để tích hợp dữ liệu thống nhất. Chính vì thế, mỗi bộ phận tư vấn, quản lý hồ sơ có cách làm việc khác nhau khiến:
- Việc truy suất thông tin, dữ liệu hết sức khó khăn
- Dữ liệu thiếu đồng bộ, sai sót xảy ra thường xuyên khiến khách hàng không hài lòng
- Ban lãnh đạo không có cái nhìn tổng thể về tiến độ từng dự án, dẫn đến việc trễ deadline ở nhân viên
Không có công cụ kiểm soát tiến độ & chi phí theo thời gian thực
Chính vì việc Nguyên Thực không có hệ thống quán lý dự án chung là nguyên nhân lớn nhất dẫn đến:
- Không thể phát hiện sớm tình trạng chậm tiến độ để tiến hành đốc thuc nhân sự
- Vai trò của nhân sự và tiến độ từng dự án không được hoạch định ngay từ đầu, khiến trách nhiệm chồng chéo, đổ lỗi lẫn nhau
- Việc quyết toán, xử lý hóa đơn mất rất nhiều thời gian. Mặc dù dự án tăng lên nhưng Nguyên Thực khó tính toán thời gian hoàn thành khiến chi phí bị đội lên, thậm trí có những “dự án không lời”
--> Connecta nhận thấy nguyên nhân cốt lõi là Nguyên Thực chưa có hệ thống quản trị tập trung, đủ linh hoạt để theo dõi đồng thời hồ sơ – tiến độ – chi phí – hiệu suất nhân sự.
Connecta Đã Giải Bài Toán Quản Lý Dự Án & Hồ Sơ Tại Nguyên Thực Như Thế Nào?
Ngay ở giai đoạn đầu, Connecta tập trung phân tích bài toán quản trị thực tế. Thay vì chỉ triển khai những phần mềm đơn lẻ, với mục tiêu Connecta hướng đến:
- Chuẩn hóa toàn bộ dữ liệu hồ sơ
- Kiểm soát tiến độ dự án theo thời gian thực
- Tối ưu chi phí vận hành
- Nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ
Quy trình triển khai giải pháp Odoo Project và hiệu quả đạt được tại Nguyên Thực
Giai đoạn 1: Phân tích & Chuẩn hóa quy trình
Connecta sau khi nắm được tình hình chung mà Nguyên Thực đang gặp phải, đội ngũ đã rà soát chi tiết cách quản lý hồ sơ dự án. Từ đó, Connecta xác định các điểm nghẽn chính bao gồm: lưu trữ thủ công, dữ liệu phân tán giữa nhiều bộ phận và thiếu công cụ kiểm soát tiến độ theo thời gian thực.
Connecta nhận định đây là những khó khăn cần được ưu tiên giải quyết trước, bởi chúng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ dự án, độ chính xác của hồ sơ cũng như hiệu suất làm việc của toàn bộ đội ngũ. Việc xử lý triệt để các điểm nghẽn này không chỉ giúp Nguyên Thực cải thiện vận hành hiện tại mà còn tạo nền tảng quản lý bền vững cho giai đoạn mở rộng quy mô trong tương lai.
Giai đoạn 2: Thiết kế và cấu hình Odoo Project
Sau khi xác định điểm nghẽn cốt lõi trong quản lý hồ sơ và dự án, Connecta lựa chọn Odoo Project làm nền tảng triển khai cho Nguyên Thực. Lý do nằm ở khả năng quản lý tập trung – linh hoạt – dễ mở rộng, rất phù hợp với đặc thù doanh nghiệp dịch vụ xử lý nhiều hồ sơ dữ liệu và dự án song song như Nguyên Thực.
Không giống các công cụ quản lý rời rạc, Odoo Project cho phép Connecta chuẩn hóa toàn bộ quy trình vận hành trên một hệ thống duy nhất. Đây là yếu tố then chốt giải quyết triệt để tình trạng dữ liệu phân tán và thiếu kiểm soát tiến độ mà Nguyên Thực gặp phải.
Trong giai đoạn này, Connecta tiến hành thiết kế lại cấu trúc quản lý dự án dựa trên quy trình làm việc thực tế của doanh nghiệp. Dự án được chia thành giai đoạn rõ ràng, từ tiếp nhận, xác minh đến hoàn tất.
- Chuẩn hóa dữ liệu hồ sơ và chứng từ trên hệ thống:
Connecta triển khai số hóa toàn bộ hồ sơ, chứng từ và đưa vào hệ thống Odoo Project theo một chuẩn dữ liệu thống nhất. Tài liệu gắn trực tiếp với từng dự án khiến việc truy suất nhanh chóng và chính xác hơn. Nguyên Thực giảm hơn 50% thời gian tìm kiếm hồ sơ, đồng thời hạn chế rủi ro thất lạc và sai sót dự liệu.
- Phân quyền, kiểm soát tiến độ và trách nghiệm rõ ràng:
Hệ thống được cấu hình theo vai trò và vị trí công việc, đảm bảo mỗi nhân sự chỉ truy cập vào đúng phạm vi được phân công. Đồng thời, Connecta thiết lập cơ chế theo dõi tiến độ theo thời gian thực và cảnh báo khi có nguy cơ chậm trễ.
- Kết nối quản lý chi phí & Hiệu suất nhân sự
Bên cạnh tiến độ, Odoo Project còn được cấu hình để theo dõi chi phí và hiệu suất làm việc của nhân viên theo dự án. Nhờ đó, lãnh đạo có cái nhìn tổng thể về hiệu quả vận hành, làm cơ sở để đánh giá KPI và đưa ra quyết định quản lý chính xác hơn.
Giai đoạn 3: Vận hành thực tế & Đo lường hiệu quả
Sau khi hoàn tất cấu hình và đưa hệ thống Odoo Project và sử dụng, Connecta tiếp tục đồng hành cùng Nguyên Thực trong giai đoạn vận hành thực tế nhằm đảm bảo hệ thống được ứng dụng đúng cách và pháp huy hiệu quả tối đa.
- Triển khai vận hành theo từng giai đoạn thực tế: Không áp dụng đồng loạt, Connecta triển khai theo lộ trình từng bước, bắt đầu từ dự án đang vận hành để đội ngũ làm quen hệ thống. Trực tiếp hướng dẫn người dùng cuối, ra soát cách sử dụng và điều chỉnh cấu hình phù hợp với thói quen làm việc.
- Theo dõi & đo lường hiệu quả bằng dữ liệu thực tế:
- Thời gian tìm kiếm và xử lý hồ sơ dự án
- Tỷ lệ dự án hoàn thành đúng hạn
- Chi phí và lợi nhuận thực tế / dự án
- Hiệu suất làm việc của nhân sự theo dự án
Dựa trên dữ liệu ghi nhận trực tiếp từ hệ thống Odoo Project, Connecta cùng Nguyên Thực đánh giá mức độ cải thiện so với trước khi triển khai, từ đó xác định điểm cần tối ưu tiếp theo.
- Đồng hành dài hạn cùng doanh nghiệp: Thông qua quá trình vận hành, Nguyên Thực hình thành được thói quen quản lý dự án dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính. Tuy nhiên, vai trò của Connecta không chỉ dừng lại ở đó. Đội ngũ Connecta đồng hành dài hạn với doanh nghiệp với vai trò tư vấn vận hành – sẵn sàng hỗ trợ Nguyên Thực khi doanh nghiệp gặp khó khăn.
KẾT QUẢ
Khi ứng dụng Odoo Project đi vào hoạt động, chỉ sau 2 tháng ngắn ngủi, Nguyên Thực đã ghi nhận những chuyển biến rõ rệt:
- Giảm 55% thời gian tìm kiếm hồ sơ
- Tỷ lệ dự án trễ hạn giảm hơn 70%
- Hiệu suất nhân viên tăng gấp 1,5 lần
- Tiến độ & Chi phí được kiểm soát, không còn tình trạng “chi phí nhiều hơn doanh thu”
Câu chuyện của Nguyên Thực là minh chứng rõ nét cho việc chuyển đổi số không phải là triển khai phần mềm. Đó phải là “Giải quyết đúng bài toán quản trị”. Với kinh nghiệm triển khai giải pháp Odoo cho hơn 100+ doanh nghiệp, Connecta tự tin đồng hành cùng khách hàng để tối ưu vận hành và tăng trưởng bền vững.
Bạn đang gặp khó khăn trong quản lý dự án & hồ sơ?
Liên hệ Connecta để nhận tư vấn 1–1 về giải pháp Odoo Project cho doanh nghiệp của bạn.
