5 Chỉ Số Đo Lường Thành Công Của Dự Án ERP
Trong vài năm trở lại đây, ERP đã trở thành một trong những giải pháp quản trị được doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) quan tâm nhiều nhất. Tuy nhiên, khi đầu tư vào một dự án ERP, câu hỏi mà mọi chủ doanh nghiệp đều đặt ra luôn là: Làm thế nào để biết dự án đã thành công? Dựa vào tiêu chí nào để đánh giá hiệu quả thực tế?
ERP không chỉ là phần mềm. Đây là một dự án chuyển đổi vận hành ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình, nhân sự, dữ liệu và hiệu suất của toàn doanh nghiệp. Vì vậy, để đo lường đúng, doanh nghiệp cần những chỉ số (KPI) rõ ràng, cụ thể và có thể định lượng.
Dựa trên kinh nghiệm thực tế từ nhiều dự án tại Việt Nam, đặc biệt trong khối SME, Connecta tổng hợp 5 chỉ số đo lường thành công chuẩn nhất những chỉ số phản ánh giá trị thật mà ERP mang lại cho doanh nghiệp.
Tốc độ triển khai thực tế
Vì sao tốc độ triển khai là chỉ số thành công cốt lõi? Một dự án ERP kéo dài quá lâu sẽ khiến doanh nghiệp, nhân sự mất niềm tin vào hệ thống. Lãng phí nguồn lực hiện có đồng thời còn tăng tỷ lệ thất bại do nhân sự cần phải thay đổi quá nhiều, quá lâu. Chi phí của doanh nghiệp có thể vượt hơn trung bình 30% so với dự kiến đề ra.
Khi lên kế hoạch 1 dự án, doanh nghiệp cần có bước so sánh thời gian thực tế với kế hoạch ban đầu. Doanh nghiệp lên kế hoạch 3 tháng nhưng thực tế lại kéo dài 7 tháng thì đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang chịu rủi ro rất lớn. ERP được xem là thành công khi:
- Đúng hạn hoặc trễ không quá 20% thời gian đề ra
- Giai đoạn Go-live diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng
- 80 – 90% chức năng cốt lõi được hoạt động ngay trong tháng đầu vận hành
Tốc độ triển khai là thước đo phản ánh đơn vị trung gian cung cấp giải pháp có kinh nghiệm hay không, quy trình của doanh nghiệp có rõ ràng không. Tốc độ chính là tiền đề để doanh nghiệp sớm thu được giá trị từ ERP.
Độ chính xác trong dự báo nhu cầu
Dự báo nhu cầu là khả năng của ERP trong dự đoán các chỉ tiêu: số lượng hàng cần sản xuất, tồn kho cần duy trì, số lượng hàng hóa và thời gian nhập hàng tối ưu. Dự báo nhu cầu được cải thiện, doanh nghiệp được hưởng lợi ngay lập tức:
- Giảm 15-30% hàng tồn kho
- Giảm rủi ro thiếu hàng
- Tối ưu dòng tiền và đặt mua nguyên liệu chính xác
Mức độ hài lòng của khách hàng
Rất nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ ERP chỉ là thứ danh cho nội bộ. Nhưng thực tế, ERP ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ giao hàng, độ chính xác của đơn hàng, trải nghiệm hậu mãi và lòng tin của khách hàng. Mức độ hài lòng của khách hàng phản ánh thông qua chỉ số:
- Tỷ lệ giao hàng đúng hạn
- Tỷ lệ khách hàng phàn nàn
- Mức độ khách hàng sẵn sàng giới thiệu
Khi khách hàng hài lòng, thương hiệu sẽ tăng trưởng. ERP tốt không chỉ tối ưu nội bộ mà còn biến doanh nghiệp thành 1 tổ chức chuyên nghiệp với khách hàng.
>> Đọc thêm: Tại sao Doanh Nghiệp nên ứng dụng CRM để nâng cao trải nghiệm khách hàng
Trải nghiệm nhân viên
Đây là một yếu tố quyết định ERP có sống hay không. ERP thất bại không phải vì phần mềm mà do con người không muốn sử dụng chúng. Khi nhân viên thấy ERP khó sử dụng, quy trình rối loạn, phải làm nhiều bước hơn và tốn thời gian hơn thì họ sẽ từ bỏ hoặc làm đối phó.
Tỷ lệ sử dụng thực tế là chỉ số quan trọng nhất trong trải nghiệm nhân viên. Nếu doanh nghiệp sau khi triển khai ERP có dưới 70% số người chủ động sử dụng thì ERP chưa thành công. Với 1 dự án ERP thành công phải giúp nhân viên xử ký tác vụ nhanh hơn 20-40%, không cần phải đợi quá lâu để chờ phê duyệt và bớt những thao tác thủ công, lặp lại.
Trải nghiệm nhân viên tốt đồng nghĩa với ERP có thể sống trong doanh nghiệp. Dự án chỉ thành công khi nhân viên thích dùng và tiện hơn so với trước.
Tăng trưởng doanh thu
Đây là chỉ số cuối cùng nhưng mạnh mẽ nhất. Một dự án ERP thành công là phải tạo ra tăng trưởng kinh doanh thực sự. ERP tác động đến doanh thu bằng cách: giảm thời gian xử lý, tối ưu hàng tồn và cải thiện chăm sóc khách hàng.
Những chỉ số đo doanh thu sau triển khai ERP: tốc độ tăng trưởng doanh thu theo tháng, theo kênh bán hàng. Theo dõi sát sao những chỉ số này giúp doanh nghiệp nắm được tình hình kinh doanh, nhận ra khúc mắc, khó khăn mà mình gặp phải. Từ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện và tăng trưởng doanh thu nhanh chóng.
Đọc thêm: Xu hướng ứng dụng ERP nền tảng đám mây trong doanh nghiệp Việt Nam
Kết Luận
Thành công của một dự án ERP không đến từ việc “phần mềm chạy được”, mà đến từ giá trị thật sự mà doanh nghiệp thu nhận sau khi vận hành. Năm chỉ số như tốc độ triển khai, độ chính xác dự báo, mức độ hài lòng khách hàng, trải nghiệm nhân sự và tăng trưởng doanh thu chính là thước đo rõ ràng nhất để biết liệu ERP có đang tạo ra thay đổi thực chất hay không.
Ở thời điểm mà cạnh tranh ngày càng gay gắt, những doanh nghiệp biết tận dụng ERP như một công cụ tối ưu vận hành, chứ không chỉ là phần mềm quản lý chính là những doanh nghiệp bứt phá nhanh nhất. Nếu bạn đang cân nhắc triển khai ERP nhưng chưa chắc chắn hệ thống nào phù hợp, hoặc chưa biết doanh nghiệp của mình có đủ điều kiện để bắt đầu. Connecta hoàn toàn có thể đồng hành phân tích, tư vấn và triển khai để giúp bạn đạt được kết quả đo lường được.
Hãy liên hệ Connecta nếu bạn muốn một dự án ERP thật sự mang lại tăng trưởng cho doanh nghiệp không chỉ là một hệ thống mới.
