Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn đang dựa vào việc sử dụng giấy để thực hiện các quy trình hàng ngày, từ quản lý tài liệu, ký hợp đồng đến xử lý hóa đơn. Theo thống kê, trung bình 15% doanh thu của các tổ chức liên quan đến việc tạo, quản lý và phân phối tài liệu. Một nhân viên văn phòng sử dụng khoảng 10.000 tờ giấy mỗi năm. Điều này không chỉ làm gia tăng chi phí cho doanh nghiệp mà còn gây áp lực lớn đến môi trường. Đáng lo ngại hơn, 45% lượng giấy in ra trong các văn phòng cuối cùng bị vứt bỏ vào cuối ngày, dẫn đến sự lãng phí tài nguyên nghiêm trọng.
1. Thực Trạng Sử Dụng Giấy Trong Doanh Nghiệp
Trong môi trường làm việc truyền thống, nhân viên thường phải in tài liệu, chờ đợi chữ ký, quét lại tài liệu đã ký, rồi tải chúng lên hệ thống quản lý. Mỗi bước trong quy trình này đều tốn thời gian và công sức. Ví dụ, trước khi chuyển đổi sang mô hình không giấy tờ, công ty chúng tôi phải mất trung bình 33 phút để xử lý một tài liệu đơn giản, từ lúc nhận qua email cho đến khi gửi lại cho người yêu cầu. Với hàng ngàn tài liệu cần xử lý mỗi tháng, thời gian lãng phí trở nên khổng lồ.
Ngoài ra, việc sử dụng giấy còn đòi hỏi chi phí cho giấy, mực in, bảo trì máy in, và không gian lưu trữ. Trung bình, chi phí cho các yếu tố này chiếm 3% doanh thu của một công ty, con số này có thể lên đến hàng triệu đô la mỗi năm đối với các doanh nghiệp lớn. Hơn nữa, khoảng 30% không gian văn phòng được sử dụng để lưu trữ tài liệu giấy, làm tăng chi phí thuê mặt bằng và làm giảm không gian làm việc hiệu quả.
2. Quy Trình Xử Lý Tài Liệu Trước Khi Không Giấy Tờ
Trước khi chúng tôi chuyển sang mô hình không giấy tờ, quy trình phê duyệt và ký kết tài liệu trong công ty bao gồm nhiều bước thủ công phức tạp:
- Céline, quản lý văn phòng, nhận tài liệu qua email.
- In tài liệu ra để chuẩn bị ký.
- Đi bộ đến văn phòng quản lý để xin chữ ký, có thể gây gián đoạn công việc.
- Quay lại sau nếu quản lý bận, mất thêm thời gian chờ đợi.
- Quét tài liệu đã ký để tạo bản sao điện tử.
- Tải tài liệu lên hệ thống quản lý.
- Gửi file PDF qua email cho người yêu cầu.
Tổng thời gian trung bình xử lý một tài liệu là 33 phút, chưa tính đến chi phí giấy in và bảo trì máy in. Việc này không chỉ tốn kém thời gian mà còn giảm hiệu suất làm việc của nhân viên.
3. Chuyển Đổi Sang Mô Hình Không Giấy Tờ
Nhận thức được những hạn chế của việc sử dụng giấy, chúng tôi quyết định chuyển sang mô hình không giấy tờ, và quy trình xử lý tài liệu chỉ còn lại vài bước đơn giản, tiết kiệm đáng kể thời gian:
- Céline chuyển tiếp email đến cổng tài liệu điện tử.
- Kéo & thả các khu vực cần được điền và ký, sau đó nhấn “Gửi”.
- Quản lý có thể ký tài liệu chỉ với một lần nhấp chuột.
Nhờ vào hệ thống tự động hóa, các bước còn lại như theo dõi chữ ký, lập chỉ mục tài liệu và gửi file đã ký cho người yêu cầu đều được thực hiện tự động. Quản lý có thể ký từ thiết bị di động, tăng tốc quá trình cho các trường hợp khẩn cấp.
4. Xử Lý Thư Từ và Tài Liệu Đến
Để quản lý luồng tài liệu đến một cách hiệu quả, chúng tôi sử dụng ứng dụng Odoo Documents. Ứng dụng này cung cấp tất cả công cụ cần thiết để xử lý tài liệu theo lô, bao gồm:
- Cổng email: Chuyển tiếp email chứa tài liệu đến cổng Odoo, tạo tài liệu điện tử tự động.
- Hành động hàng loạt: Thực hiện các thao tác trên nhiều tài liệu cùng lúc, tiết kiệm thời gian.
- Công cụ chia PDF: Chia nhỏ các tài liệu lớn thành các phần nhỏ hơn để xử lý dễ dàng.
Mỗi buổi sáng, tất cả các tài liệu cần xử lý đều được đẩy vào hệ thống Odoo. Chúng tôi sử dụng địa chỉ email như
documents@yourcompany.com cho hộp thư đến chính và finance@yourcompany.com cho bộ phận tài chính. Điều này giúp phân loại và xử lý tài liệu một cách hệ thống.5. Tổ Chức Thông Tin Theo Phòng Ban
Chúng tôi sử dụng Workspaces để tổ chức thông tin theo từng phòng ban như hành chính, tài chính, nhân sự. Trong mỗi workspace, các thẻ (tags) như Inbox (hòm thư), Processed (đã xử lý) , Deprecated (đã hết hạn) được sử dụng để theo dõi trạng thái của tài liệu. Điều này giúp nhân viên dễ dàng nhận biết và xử lý tài liệu nhanh chóng.
Chúng tôi còn có thể xác định quyền truy cập cho từng workspace. Ví dụ, chỉ cho phép nhân viên nội bộ gửi tài liệu vào hoặc cho phép nhà cung cấp gửi hóa đơn trực tiếp qua email vào hệ thống.
6. Quy Trình Xử Lý Hóa Đơn Nhà Cung Cấp Hàng Loạt
Với máy quét hiện đại như HP LaserJet Pro MFP M148dw, chúng tôi có thể quét hàng chục trang cùng một lúc và sử dụng công cụ chia nhỏ trong Odoo để xử lý tài liệu theo lô. Các bước bao gồm:
- Quét tất cả hóa đơn cùng lúc.
- Sử dụng công cụ chia nhỏ để tách hóa đơn thành các file riêng lẻ.
- Sử dụng hành động “Chuyển đổi thành hóa đơn nhà cung cấp” để xử lý hàng loạt.
Nhờ vào AI của Odoo, các trường dữ liệu trên hóa đơn được điền tự động với độ chính xác lên đến 95%. Điều này giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý.
7. Quy Trình Xử Lý Tài Liệu Cần Ký
Đối với tài liệu cần ký, chúng tôi sử dụng ứng dụng Odoo Sign tích hợp với Odoo Documents. Quy trình đơn giản bao gồm:
- Chọn tài liệu cần ký từ trình duyệt tài liệu.
- Kéo thả các trường cần điền thông tin và chữ ký.
- Gửi yêu cầu ký đến email của người quản lý.
Hệ thống tự động gửi lời nhắc và lưu trữ tài liệu sau khi ký, không cần thủ tục thủ công nào. Điều này đảm bảo quy trình xử lý nhanh chóng và hiệu quả.
8. Tìm Ra Điểm Cải Thiện Từ Các Quy Trình Hiện Tại
Qua việc chuyển đổi sang mô hình không giấy tờ, chúng tôi nhận thấy rằng:
- Giảm chi phí: Tiết kiệm chi phí cho giấy, mực in, bảo trì máy in, và không gian lưu trữ.
- Tăng hiệu suất: Thời gian xử lý tài liệu giảm xuống còn vài phút thay vì hàng giờ.
- Cải thiện bảo mật: Tài liệu điện tử dễ dàng quản lý và bảo vệ hơn so với tài liệu giấy.
Ngoài việc sử dụng Odoo Documents, chúng tôi còn ứng dụng các công cụ khác như Odoo Expenses để quản lý chi phí nhân viên, Odoo Purchase cho đơn đặt hàng, và Odoo Sign cho các hợp đồng bán hàng.
9. Lợi Ích của Việc Chuyển Đổi Sang Văn Phòng Không Giấy
Nhận thức được những hạn chế và chi phí liên quan đến việc sử dụng giấy, công ty chúng tôi quyết định chuyển đổi sang mô hình không giấy tờ. Quy trình mới chỉ yêu cầu vài bước đơn giản nhưng hiệu quả cao:
- Chuyển tiếp email: Nhân viên chỉ cần chuyển tiếp email chứa tài liệu đến cổng tài liệu điện tử.
- Thiết lập chữ ký: Kéo và thả các khu vực cần được ký vào tài liệu, sau đó nhấn “Gửi”.
- Ký và hoàn tất: Quản lý có thể ký tài liệu trực tiếp từ máy tính hoặc thiết bị di động chỉ với một lần nhấp chuột.
Quy trình này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sự gián đoạn công việc của các quản lý và đảm bảo rằng tài liệu được xử lý nhanh chóng. Nhờ vào hệ thống tự động hóa, các bước còn lại như theo dõi chữ ký, lập chỉ mục tài liệu và gửi file đã ký cho người yêu cầu đều được thực hiện tự động. Quản lý có thể ký từ thiết bị di động, tăng tốc quá trình cho các trường hợp khẩn cấp.
Kết Luận
Việc chuyển đổi sang mô hình không giấy tờ không chỉ bảo vệ môi trường mà còn mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Nó giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm chi phí, và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên. Các doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng các công cụ quản lý tài liệu hiện đại như Odoo để đạt được hiệu quả tối ưu.
Hãy để Connecta nâng tầm doanh nghiệp của bạn!
Connecta là người bạn đồng hành tin cậy, giúp các doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số. Chúng tôi hiểu tầm quan trọng của việc đi trước đối thủ và cung cấp trải nghiệm khách hàng xuất sắc. Các chuyên gia của chúng tôi giúp doanh nghiệp luôn cập nhật các xu hướng và phát triển chuyển đổi số trong ngành của bạn. Hãy liên hệ với Connecta để giúp doanh nghiệp vươn tầm trong thời đại mới!
Connecta là người bạn đồng hành tin cậy, giúp các doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số. Chúng tôi hiểu tầm quan trọng của việc đi trước đối thủ và cung cấp trải nghiệm khách hàng xuất sắc. Các chuyên gia của chúng tôi giúp doanh nghiệp luôn cập nhật các xu hướng và phát triển chuyển đổi số trong ngành của bạn. Hãy liên hệ với Connecta để giúp doanh nghiệp vươn tầm trong thời đại mới!
Chia sẻ bài viết
